Conditions Générales de Vente

Préambule

La société QENCIA, Société par Actions Simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 993 262 054 (SIRET 993 262 054 00014), N° de TVA intracommunautaire FR09 993 262 054, dont le siège social est situé 55 avenue Louis Bréguet, 31400 Toulouse, représentée par Monsieur Yehudi Mvé Ndong en qualité de Président dûment habilité (ci-après « Qencia » ou le « Prestataire »), édite et exploite une plateforme SaaS d'automatisation et d'agents conversationnels intelligents connectée aux CRM de ses clients professionnels, permettant de piloter des campagnes marketing et commerciales multicanales (WhatsApp à date, et ultérieurement e-mail, voice AI, RCS, réseaux sociaux) (ci-après la « Plateforme » ou le « Service »).

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Qencia fournit le Service à toute personne morale agissant dans le cadre de son activité professionnelle (ci-après le « Client ») qui souscrit un abonnement ou conclut un Bon de commande avec Qencia. Les CGV s'adressent exclusivement à une clientèle professionnelle (B2B) ; elles ne s'appliquent pas aux consommateurs au sens du Code de la consommation.

Toute souscription emporte acceptation sans réserve et sans restriction des CGV, qui prévalent sur tout document émanant du Client (conditions générales d'achat notamment), sauf dérogation expresse acceptée par écrit par Qencia.

Article 1 — Définitions

• Client : toute personne morale ayant souscrit au Service, agissant à des fins professionnelles.
• Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à la Plateforme.
• Contact final / Lead : prospect, client ou tiers dont les coordonnées sont fournies par le Client ou collectées pour son compte et traitées par la Plateforme.
• Service / Plateforme : solution SaaS Qencia, incluant les agents conversationnels IA, les intégrations CRM, le dashboard, les API et les canaux de diffusion activés.
• Données Client : ensemble des données (y compris à caractère personnel) transmises ou rendues accessibles par le Client à Qencia dans le cadre du Service.
• Bon de commande : document contractuel signé entre les Parties précisant notamment le périmètre, la durée, les tarifs, les volumes, les éventuels KPI et les modules activés.
• Contrat : ensemble formé par les présentes CGV, le Bon de commande, le DPA et leurs annexes.
• DPA : Data Processing Agreement conclu entre les Parties en application de l'article 28 du RGPD.

Article 2 — Objet

Les CGV régissent la mise à disposition par Qencia, en mode SaaS, de la Plateforme, ainsi que les prestations associées commandées par le Client, notamment : (i) les frais d'installation et d'onboarding ; (ii) l'abonnement à la Plateforme ; (iii) la maintenance et le support ; (iv) les prestations optionnelles de conseil, de design de campagne ou de formation.

Article 3 — Description du Service et conditions d'accès

3.1 Description

La Plateforme permet notamment : l'activation automatisée de contacts via les canaux pris en charge (à date, WhatsApp Business API) ; la qualification conversationnelle par agent IA ; la prise de rendez-vous, la relance et le scoring ; la synchronisation des résultats (statut, résumé, prochaine action, créneau proposé) avec le CRM du Client ; le reporting de performance dans un tableau de bord dédié.

3.2 Comptes et identifiants

Le Client est seul responsable de la confidentialité des identifiants associés aux comptes des Utilisateurs qu'il désigne, ainsi que des actions réalisées depuis ces comptes. Toute utilisation frauduleuse ou toute perte d'identifiants doit être notifiée sans délai à Qencia.

3.3 Prérequis techniques

Le Client s'engage à disposer d'une connexion internet, d'un navigateur à jour, d'un compte WhatsApp Business API conforme aux politiques de Meta (lorsque ce canal est activé), et à fournir à Qencia les accès techniques nécessaires à son CRM pour l'intégration et la bonne exécution du Service.

Article 4 — Obligations de Qencia

Qencia s'engage à fournir le Service avec diligence, dans le cadre d'une obligation de moyens, selon les règles de l'art. Qencia met en œuvre les moyens techniques raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et la performance de la Plateforme.

• Disponibilité cible : 99 % mensuelle, hors fenêtres de maintenance planifiée et cas de force majeure.
• Support : du lundi au vendredi (hors jours fériés français), de 9h à 18h, par e-mail à support@qencia.com.
• Maintenance planifiée : notifiée au moins 48 heures à l'avance lorsque cela est raisonnablement possible.
• Des engagements de service renforcés peuvent être négociés au Bon de commande.

Article 5 — Obligations du Client

• Utiliser le Service conformément au Contrat, aux lois et règlements applicables ainsi qu'aux politiques des opérateurs tiers (notamment les WhatsApp Business Messaging Policy et Business Policy de Meta).
• Collecter les Contacts finaux de manière licite, disposer d'une base légale valable pour leur traitement et assurer leur information au titre des articles 13 et 14 du RGPD.
• S'abstenir de toute sollicitation interdite (spam, démarchage non consenti, secteurs ou contenus prohibés par Meta ou par la loi).
• Garantir l'exactitude des informations transmises et coopérer de bonne foi avec Qencia.
• Régler les factures aux échéances convenues.

Article 6 — Conditions financières

6.1 Modèle tarifaire

Le Service est facturé sous la forme d'un abonnement récurrent, mensuel ou annuel, dont le montant est fixe et déterminé au Bon de commande en fonction du volume souscrit (palier de leads contactés par mois), avec un montant minimum forfaitaire de 90 € HT par mois. Aucune commission ni part variable indexée sur les résultats commerciaux n'est appliquée. La formule annuelle donne lieu à deux mois offerts par rapport à la formule mensuelle. Peuvent s'ajouter, lorsqu'ils sont expressément prévus au Bon de commande, des prestations annexes optionnelles (conseil, design de campagne, formation).

6.2 Facturation

Les montants sont libellés en euros, hors taxes. L'abonnement et, le cas échéant, les prestations annexes sont facturés conformément au Bon de commande ; le volume de leads contactés est établi sur la base du reporting extrait de la Plateforme, qui fait foi entre les Parties sauf contestation écrite et motivée du Client dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la date d'émission de la facture.

6.3 Délais de paiement et pénalités de retard

Sauf stipulation contraire au Bon de commande, les factures sont payables à trente jours date d'émission, par virement bancaire. Tout retard de paiement entraîne de plein droit les pénalités prévues à l'article L. 441-10 du Code de commerce, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros par facture impayée. Qencia pourra suspendre le Service après mise en demeure restée sans effet pendant huit jours.

6.4 Révision tarifaire

Qencia se réserve le droit de réviser ses tarifs à chaque renouvellement de l'abonnement, moyennant un préavis écrit de soixante jours avant l'échéance.

6.5 Absence de période d'essai

Aucune période d'essai gratuite n'est prévue par défaut. Toute phase pilote éventuelle fait l'objet d'un Bon de commande dédié précisant son périmètre, sa durée et ses modalités financières.

Article 7 — Durée et résiliation

La durée du Contrat est fixée au Bon de commande selon la formule souscrite. La formule mensuelle est sans engagement : conclue pour un mois, elle est reconduite tacitement de mois en mois et peut être résiliée par chaque Partie à tout moment, moyennant un préavis de trente jours prenant effet à la fin de la période mensuelle en cours. La formule annuelle est conclue pour une durée de douze mois, reconduite tacitement par périodes successives de douze mois, sauf dénonciation adressée par l'une des Parties à l'autre au moins soixante jours avant l'échéance.

En cas de manquement grave d'une Partie à ses obligations, non réparé dans un délai de trente jours suivant mise en demeure, l'autre Partie pourra résilier le Contrat de plein droit, sans préjudice de dommages et intérêts.

En cas de résiliation, le Client pourra récupérer ses Données dans un format structuré et couramment utilisé (CSV ou JSON) pendant un délai de trente jours à compter de la fin du Contrat ; à l'issue de ce délai, Qencia procède à leur suppression dans les conditions prévues au DPA.

Article 8 — Propriété intellectuelle et données

8.1 Propriété de la Plateforme

La Plateforme, son code source, ses modèles d'intelligence artificielle, ses bases de données, interfaces, marques, documentations et tous les éléments qui la composent demeurent la propriété exclusive de Qencia ou de ses concédants. Qencia concède au Client, pour la durée du Contrat, une licence d'utilisation non exclusive, non cessible, non transférable, strictement limitée aux besoins internes de son activité professionnelle.

8.2 Propriété des Données Client

Le Client conserve l'entière propriété de ses Données et des contenus qu'il transmet ou produit via la Plateforme. Il concède à Qencia, pour la seule durée nécessaire à l'exécution du Service, une licence non exclusive permettant de les héberger, les traiter, les restituer et les transmettre aux sous-traitants ultérieurs strictement requis.

8.3 Usage de données anonymisées / agrégées

Qencia pourra utiliser les Données Client exclusivement sous forme anonymisée (anonymisation irréversible) ou agrégée statistiquement, aux seules fins d'amélioration du Service. Ces données ne pourront en aucun cas être revendues à des tiers ni associées à un Client identifiable. Le Client peut à tout moment exercer un droit d'opposition par simple demande écrite à contact@qencia.com, sans frais ni conséquence sur l'exécution du Service.

Article 9 — Confidentialité

Chaque Partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques reçues de l'autre Partie, à les protéger avec au moins la même diligence que ses propres informations confidentielles, et à ne les utiliser que pour les besoins du Contrat. Cette obligation s'applique pendant toute la durée du Contrat et pendant trois ans suivant son terme.

Article 10 — Données à caractère personnel

Les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du Service sont régis par le Data Processing Agreement (DPA) conclu entre les Parties en application de l'article 28 du RGPD, lequel fait partie intégrante du Contrat. Qencia agit en qualité de Sous-traitant pour le compte du Client, Responsable de traitement. En cas de contradiction entre les CGV et le DPA sur les aspects relatifs à la protection des données, le DPA prévaut. Voir également notrePolitique de confidentialité.

Article 11 — Garanties et responsabilité

Qencia garantit que le Service est conforme à sa documentation. Qencia ne garantit pas l'atteinte de performances commerciales spécifiques, le volume de conversions, le taux de qualification ou le retour sur investissement, ces éléments dépendant de facteurs externes (qualité et fraîcheur des contacts fournis par le Client, attractivité de l'offre, contexte concurrentiel, politiques des opérateurs tiers).

Sauf disposition d'ordre public contraire, la responsabilité totale de Qencia, toutes causes confondues, est limitée aux montants hors taxes effectivement payés par le Client au titre des treize derniers mois précédant le fait générateur du dommage. Qencia n'est pas responsable des dommages indirects. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol, faute lourde, ou manquement à une obligation essentielle.

Article 12 — Assurance

Qencia déclare avoir souscrit auprès d'une compagnie notoirement solvable (Hiscox SA — Luxembourg, R.C.S. Paris 833 546 989) une police d'assurance Responsabilité Civile Professionnelle couvrant son activité d'édition et d'exploitation de logiciels SaaS, ainsi qu'une garantie Responsabilité Civile Exploitation et une couverture Cyber. Un justificatif peut être communiqué sur demande écrite.

Article 13 — Force majeure

Aucune des Parties ne pourra voir sa responsabilité engagée en raison d'un manquement ou retard résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, incluant notamment : défaillances des réseaux de télécommunications, interruptions ou modifications majeures des services WhatsApp Business API ou d'autres opérateurs de canaux, actes d'autorité publique, cyberattaques massives, pandémies et catastrophes naturelles.

Article 14 — Référence commerciale

Dès lors qu'un Bon de commande a été exécuté ou qu'une prestation a été facturée, le Client autorise Qencia à faire état de la relation commerciale et à reproduire sa dénomination sociale, sa marque et son logo à titre de référence commerciale sur ses supports de communication. Cette autorisation est concédée à titre gratuit. Le Client peut à tout moment en demander le retrait par simple demande écrite àcontact@qencia.com ; Qencia y procède dans un délai n'excédant pas trente jours.

Article 15 — Cession et sous-traitance

Le Contrat ne peut être cédé par le Client sans l'accord écrit préalable de Qencia. Qencia pourra librement céder le Contrat à toute entité affiliée ou à tout repreneur de son fonds de commerce, sous réserve d'en informer le Client. Qencia peut recourir à des sous-traitants pour l'exécution du Service, dans les conditions prévues au DPA.

Article 16 — Stipulations diverses

Le Contrat constitue l'intégralité de l'accord entre les Parties et remplace tout accord antérieur. Toute modification fait l'objet d'un avenant écrit signé des deux Parties. La nullité d'une clause n'affecte pas la validité des autres. Le fait pour une Partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

Article 17 — Droit applicable et juridiction

Le Contrat est régi par le droit français. Les Parties s'efforceront de régler à l'amiable tout différend dans un délai de trente jours à compter de sa notification écrite. À défaut, tout litige sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Toulouse, nonobstant pluralité de défendeurs, appel en garantie ou procédure de référé.